Terms of Service

English

Scope of Application These Terms of Service (ToS) apply to all contractual relationships between the client and Viral Impact GmbH (hereinafter referred to as „Viral Impact“).

Contract Formation A contract is formed when the client accepts Viral Impact’s offer or utilizes the services specified in the offer.

Definitions

  • Project Start Date: The date agreed upon in writing by both parties for the commencement of services.
  • Offer Acceptance: An offer is deemed accepted when the client confirms in writing, via email, or through payment of a deposit.
  • Total Project Cost: The full amount for the agreed services, inclusive of all pre-production, production, and post-production costs, excluding taxes unless otherwise specified.

Cancellation Policy

If partial payments or deposits have been made, cancellation fees will be calculated by deducting the amount already paid from the applicable percentage of the total project cost. For example, if a deposit of 10% has been paid and cancellation occurs more than 30 days before the project start date, no additional payment will be required. To ensure fairness and compensate for work already completed or reserved, the following cancellation terms apply:

  1. Cancellation Fees
    • More than 30 days before the project start date: 10% of the total project cost.
    • 15–30 days before the project start date: 25% of the total project cost.
    • 7–14 days before the project start date: 50% of the total project cost.
    • Less than 7 days before the project start date: 75% of the total project cost.
  2. Post-Project Start Cancellation
    • If the project is canceled after the start date, 100% of the total project cost is due.
  3. Exceptions
    • Rescheduling is allowed without additional fees if requested at least 14 days in advance and aligns with Viral Impact’s availability. If rescheduling is requested less than 14 days in advance, additional fees may apply depending on the availability and incurred costs.
    • Exceptional circumstances will be assessed based on a written request detailing the reasons for the exception.
  4. Notice Requirements
    • Cancellations must be communicated in writing via email or registered mail to avoid disputes.

Payment

  • An invoice will be issued upon confirmation of the offer.
  • Payment must be made as specified on the invoice provided by Viral Impact.
  • Delivery of the final product will only occur after full payment of the total cost, unless otherwise agreed upon, such as when invoicing occurs after project completion.
  • In case of payment delays, Viral Impact reserves the right to withhold services. If payment is not made within the specified timeline, Viral Impact reserves the right to initiate legal proceedings against the client to recover the outstanding amount. The client will be given a final notice period of 14 days to resolve the payment issue before legal action is taken.
  • Late payments will incur an interest rate of 5% per month, starting from the due date.

Delivery Timeline

  • The deadline for delivering the final product will be mutually agreed upon before the start of production.
  • If Viral Impact cannot meet the deadline, the client will be promptly informed of the reason and the expected delay duration.
  • Delays caused by the client or force majeure will extend the delivery deadline by the duration of the delay. If the client’s materials are delayed for more than 7 days, Viral Impact reserves the right to pause the project and reschedule timelines accordingly. Additional costs incurred due to delays or rescheduling will be charged to the client based on the extra resources required.

Video Production

  • Production is based on the concept and scope of services agreed upon in the offer.
  • The quality and style of the video production will align with the portfolio showcased on Viral Impact’s website (viralimpact.ch).
  • Viral Impact is responsible for the technical execution and creative aspects of the production.
  • The client is responsible for ensuring that the content is factually accurate and legally permissible.
  • Delays or complications on the day of shooting caused by the client will result in additional costs.
  • Requests for changes beyond the agreed scope will be charged separately, subject to prior agreement.
  • If the requested changes significantly deviate from the original scope, Viral Impact reserves the right to terminate the contract. Significant deviations are defined as those requiring more than 20% additional effort or fundamentally altering the project’s nature. The client will be liable for all costs incurred up to that point.
  • If the client provides production materials (e.g., images, texts, logos, video footage), they are responsible for timely submission in a usable format and ensuring the accuracy, quality, and rights of the materials. Additional costs for making such materials usable will be borne by the client.
  • Music and sound effects are chosen by Viral Impact unless otherwise agreed. Specific requests must be communicated before production begins and may incur additional costs. Once post-production has started, changes to music selections cannot be made.

Approval

  • After completion, Viral Impact will provide the client with a preview copy. Complaints must be made within 10 days; otherwise, the version will be deemed approved.
  • Defects caused by the client will not be considered. Artistic differences within the agreed concept are not considered defects. Viral Impact is not obligated to make purely artistic changes.
  • The client must approve the production if it aligns with the agreed concept/script and scope of services. Returns based on personal taste are excluded.
  • Any changes requested after approval will be treated as a new service and charged accordingly.

Client Responsibilities

  • The client agrees to provide all necessary materials and feedback within agreed timelines.
  • Delays caused by the client may impact the delivery schedule.
  • The client indemnifies Viral Impact for any third-party claims arising from materials provided by the client.

Data Protection & Confidentiality

  • Viral Impact will handle all client data in accordance with applicable data protection laws.
  • Any materials shared by the client will remain confidential and used solely for the agreed-upon project unless otherwise authorized.
  • Viral Impact complies with GDPR and other relevant data protection laws.

Third-Party Materials or Licensing

  • Viral Impact will assist in acquiring necessary licenses for third-party materials (e.g., stock footage, music) if requested. Costs associated with such licenses will be borne by the client.

Retention of Materials

  • Viral Impact will retain all raw footage for 12 months following project completion, after which it will be deleted unless otherwise agreed in writing. Viral Impact will not provide raw footage to the client unless explicitly agreed in writing. Clients may extend the retention period for an additional fee if requested prior to the twelve-month deadline.

Usage Rights for Promotional Purposes

  • Viral Impact retains the right to use all footage and audio recordings for promotional purposes unless otherwise contractually agreed.
  • Clients may request in writing that their project not be used for promotional purposes. This request must be made prior to the start of production.

Warranty

  • Viral Impact works diligently, efficiently, and strives for the best possible results.

Liability

  • Liability for indirect damages and consequential damages is fully excluded.
  • Liability for direct damages is limited to the amount paid for the service. This limitation does not apply to damages caused by gross negligence or intent.
  • The client must report any damages immediately.
  • Viral Impact is not liable for damages caused by third-party contractors.

Force Majeure

  • In cases of force majeure (e.g., natural disasters, accidents, strikes, wars, or any other unforeseen events beyond the control of the parties), Viral Impact is released from fulfilling its obligations for the duration of the event and a reasonable recovery period. A mutually agreeable solution will be sought.
  • Clients are not entitled to refunds in cases of force majeure but may receive a credit toward future services, depending on the circumstances. Eligibility for credits will be determined based on the specific nature of the force majeure event and its impact on the project. Credits, if granted, will be applied to a future project within 12 months of the original agreement.

Termination Clause

  • Either party may terminate the contract with written notice if the other party fails to fulfill their obligations or violates the terms of this agreement.
  • Upon termination, the client will be liable for all costs incurred up to the point of termination.

Dispute Resolution

  • In the event of a dispute, both parties agree to attempt mediation before initiating legal proceedings. The costs of mediation will be shared equally between the parties unless otherwise agreed. The client and Viral Impact are jointly responsible for initiating the mediation process, and the mediator will be selected through mutual agreement. If mediation fails, disputes will be resolved in accordance with the jurisdiction specified in this contract.

Severability Clause

  • Should any provision of this contract be invalid or unenforceable, the remainder of the contract remains unaffected. An effective provision that closely aligns with the intent of the invalid provision will replace it. This also applies to any contractual gaps.

Governing Law / Jurisdiction

  • These ToS are governed by Swiss law. Unless mandatory statutory provisions dictate otherwise, the court at Viral Impact’s registered office has jurisdiction.

Deutsch

Anwendungsbereich Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Vertragsbeziehungen zwischen dem Kunden und der Viral Impact GmbH (nachfolgend „Viral Impact“ genannt).

Vertragsabschluss Ein Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde das Angebot von Viral Impact annimmt oder die im Angebot spezifizierten Dienstleistungen in Anspruch nimmt.

Definitionen

  • Projektbeginn: Das Datum, das schriftlich von beiden Parteien für den Beginn der Dienstleistungen vereinbart wurde.
  • Angebotsannahme: Ein Angebot gilt als angenommen, wenn der Kunde dies schriftlich, per E-Mail oder durch Zahlung einer Anzahlung bestätigt.
  • Gesamtkosten des Projekts: Der volle Betrag für die vereinbarten Dienstleistungen, einschließlich aller Kosten für Vorproduktion, Produktion und Nachproduktion, jedoch ohne Steuern, sofern nicht anders angegeben.

Stornierungsbedingungen

Wenn Teilzahlungen oder Anzahlungen geleistet wurden, werden die Stornierungsgebühren berechnet, indem der bereits gezahlte Betrag von dem entsprechenden Prozentsatz der Gesamtkosten des Projekts abgezogen wird. Zum Beispiel ist keine zusätzliche Zahlung erforderlich, wenn eine Anzahlung von 10 % geleistet wurde und die Stornierung mehr als 30 Tage vor dem Projektbeginn erfolgt. Um Fairness zu gewährleisten und für bereits erbrachte oder reservierte Arbeiten zu entschädigen, gelten die folgenden Stornierungsbedingungen:

Stornierungsgebühren

  • Mehr als 30 Tage vor Projektbeginn: 10 % der Gesamtkosten des Projekts.
  • 15–30 Tage vor Projektbeginn: 25 % der Gesamtkosten des Projekts.
  • 7–14 Tage vor Projektbeginn: 50 % der Gesamtkosten des Projekts.
  • Weniger als 7 Tage vor Projektbeginn: 75 % der Gesamtkosten des Projekts.

Stornierung nach Projektbeginn

  • Wenn das Projekt nach Beginn storniert wird, sind 100 % der Gesamtkosten des Projekts fällig.

Ausnahmen

  • Eine Neuterminierung ist ohne zusätzliche Gebühren möglich, wenn diese mindestens 14 Tage im Voraus angefragt wird und mit der Verfügbarkeit von Viral Impact übereinstimmt. Wird die Neuterminierung weniger als 14 Tage im Voraus angefragt, können zusätzliche Gebühren anfallen, die von der Verfügbarkeit und den entstandenen Kosten abhängen.
  • Außergewöhnliche Umstände werden anhand eines schriftlichen Antrags bewertet, der die Gründe für die Ausnahme detailliert beschreibt.

Anforderungen für Mitteilungen

  • Stornierungen müssen schriftlich per E-Mail oder per Einschreiben mitgeteilt werden, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Zahlungsbedingungen

  • Eine Rechnung wird nach Bestätigung des Angebots ausgestellt.
  • Die Zahlung muss wie auf der von Viral Impact ausgestellten Rechnung angegeben erfolgen.
  • Die Lieferung des Endprodukts erfolgt erst nach vollständiger Bezahlung der Gesamtkosten, es sei denn, es wurde ausdrücklich vereinbart, dass die Rechnungsstellung nach Abschluss des Projekts erfolgt.
  • Bei Zahlungsverzug behält sich Viral Impact das Recht vor, Dienstleistungen zurückzuhalten. Wenn die Zahlung nicht innerhalb der festgelegten Frist erfolgt, behält sich Viral Impact das Recht vor, rechtliche Schritte gegen den Kunden einzuleiten, um den ausstehenden Betrag einzutreiben. Der Kunde erhält eine letzte Frist von 14 Tagen zur Klärung der Zahlung, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden.
  • Verzugszinsen in Höhe von 5 % pro Monat fallen ab dem Fälligkeitsdatum an.

Lieferfristen

  • Der Termin für die Lieferung des Endprodukts wird vor Produktionsbeginn einvernehmlich festgelegt.
  • Wenn Viral Impact den Termin nicht einhalten kann, wird der Kunde unverzüglich über den Grund und die voraussichtliche Verzögerung informiert.
  • Verzögerungen, die durch den Kunden oder durch höhere Gewalt verursacht werden, verlängern die Lieferfrist um die Dauer der Verzögerung. Wenn die Materialien des Kunden mehr als 7 Tage verspätet sind, behält sich Viral Impact das Recht vor, das Projekt zu pausieren und die Zeitpläne entsprechend neu zu terminieren. Zusätzliche Kosten, die durch Verzögerungen oder Neuterminierungen entstehen, werden dem Kunden in Rechnung gestellt.

Videoproduktion

  • Die Produktion basiert auf dem Konzept und dem Leistungsumfang, die im Angebot vereinbart wurden.
  • Die Qualität und der Stil der Videoproduktion entsprechen dem auf der Website von Viral Impact (viralimpact.ch) präsentierten Portfolio.
  • Viral Impact ist für die technische Ausführung und die kreativen Aspekte der Produktion verantwortlich.
  • Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die Inhalte sachlich korrekt und rechtlich zulässig sind.
  • Verzögerungen oder Komplikationen am Drehtag, die durch den Kunden verursacht werden, führen zu zusätzlichen Kosten.
  • Änderungswünsche, die über den vereinbarten Umfang hinausgehen, werden separat und vorbehaltlich einer vorherigen Zustimmung in Rechnung gestellt.
  • Wenn die gewünschten Änderungen wesentlich vom ursprünglichen Umfang abweichen, behält sich Viral Impact das Recht vor, den Vertrag zu kündigen. Wesentliche Abweichungen sind definiert als solche, die mehr als 20 % zusätzlichen Aufwand erfordern oder die Natur des Projekts grundlegend verändern. Der Kunde haftet für alle bis zu diesem Zeitpunkt entstandenen Kosten.
  • Wenn der Kunde Produktionsmaterialien bereitstellt (z. B. Bilder, Texte, Logos, Videomaterial), ist er für die rechtzeitige Bereitstellung in einem verwendbaren Format sowie für die Genauigkeit, Qualität und Rechte der Materialien verantwortlich. Zusätzliche Kosten für die Nutzbarmachung solcher Materialien trägt der Kunde.
  • Musik und Soundeffekte werden von Viral Impact ausgewählt, sofern nichts anderes vereinbart ist. Spezifische Wünsche müssen vor Produktionsbeginn kommuniziert werden und können zusätzliche Kosten verursachen. Sobald die Nachbearbeitung begonnen hat, können keine Änderungen an der Musikauswahl vorgenommen werden.

Abnahme

  • Nach Abschluss stellt Viral Impact dem Kunden eine Vorschau des Produkts zur Verfügung. Beanstandungen müssen innerhalb von 10 Tagen erfolgen, andernfalls gilt die Version als genehmigt.
  • Mängel, die durch den Kunden verursacht wurden, werden nicht berücksichtigt. Künstlerische Unterschiede im Rahmen des vereinbarten Konzepts gelten nicht als Mängel. Viral Impact ist nicht verpflichtet, rein künstlerische Änderungen vorzunehmen.
  • Der Kunde muss die Produktion genehmigen, wenn sie dem vereinbarten Konzept/Drehbuch und Leistungsumfang entspricht. Rückgaben, die auf persönlichem Geschmack basieren, sind ausgeschlossen.
  • Änderungen, die nach der Abnahme angefordert werden, gelten als neue Dienstleistung und werden entsprechend berechnet.

Verantwortlichkeiten des Kunden

  • Der Kunde verpflichtet sich, alle erforderlichen Materialien und Rückmeldungen innerhalb der vereinbarten Zeitrahmen bereitzustellen.
  • Verzögerungen, die durch den Kunden verursacht werden, können sich auf den Lieferplan auswirken.
  • Der Kunde stellt Viral Impact von Ansprüchen Dritter frei, die aus vom Kunden bereitgestellten Materialien entstehen.

Datenschutz und Vertraulichkeit

  • Viral Impact behandelt alle Kundendaten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen.
  • Alle vom Kunden bereitgestellten Materialien bleiben vertraulich und werden ausschließlich für das vereinbarte Projekt verwendet, es sei denn, der Kunde autorisiert eine andere Verwendung.
  • Viral Impact erfüllt die Anforderungen der DSGVO und anderer relevanter Datenschutzgesetze.

Materialien Dritter oder Lizenzen

  • Viral Impact unterstützt den Kunden auf Anfrage bei der Beschaffung der notwendigen Lizenzen für Materialien Dritter (z. B. Stock-Videos, Musik). Die damit verbundenen Kosten trägt der Kunde.

Aufbewahrung von Materialien

  • Viral Impact bewahrt sämtliches Rohmaterial für 12 Monate nach Projektabschluss auf. Danach wird es gelöscht, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde.
  • Viral Impact gibt Rohmaterial nur dann an den Kunden weiter, wenn dies ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde.
  • Der Kunde kann gegen eine zusätzliche Gebühr die Verlängerung des Aufbewahrungszeitraums beantragen, wenn dies vor Ablauf der Frist angefragt wird.

Nutzungsrechte zu Werbezwecken

  • Viral Impact behält sich das Recht vor, sämtliches Filmmaterial und Tonaufnahmen für Werbezwecke zu verwenden, sofern nicht vertraglich anders vereinbart.
  • Kunden können schriftlich beantragen, dass ihr Projekt nicht zu Werbezwecken verwendet wird. Dieser Antrag muss vor Beginn der Produktion gestellt werden.

Gewährleistung

  • Viral Impact arbeitet sorgfältig, effizient und strebt die bestmöglichen Ergebnisse an.

Haftung

  • Die Haftung für indirekte Schäden und Folgeschäden ist vollständig ausgeschlossen.
  • Die Haftung für direkte Schäden ist auf den Betrag beschränkt, der für die Dienstleistung gezahlt wurde. Diese Einschränkung gilt nicht für Schäden, die durch grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz verursacht wurden.
  • Der Kunde muss Schäden unverzüglich melden.
  • Viral Impact haftet nicht für Schäden, die durch Drittanbieter verursacht werden.

Höhere Gewalt

  • Im Falle höherer Gewalt (z. B. Naturkatastrophen, Unfälle, Streiks, Kriege oder andere unvorhergesehene Ereignisse außerhalb der Kontrolle der Parteien) ist Viral Impact von der Erfüllung seiner Verpflichtungen für die Dauer des Ereignisses und einer angemessenen Erholungszeit entbunden. Es wird eine einvernehmliche Lösung angestrebt.
  • Kunden haben in Fällen höherer Gewalt keinen Anspruch auf Rückerstattung, können jedoch je nach Umständen einen Guthabenbetrag für zukünftige Dienstleistungen erhalten. Die Berechtigung für Guthaben wird anhand der spezifischen Natur des Ereignisses und dessen Auswirkungen auf das Projekt beurteilt. Guthaben werden, sofern gewährt, innerhalb von 12 Monaten nach der ursprünglichen Vereinbarung angerechnet.

Kündigungsklausel

  • Jede Partei kann den Vertrag schriftlich kündigen, wenn die andere Partei ihren Verpflichtungen nicht nachkommt oder die Bedingungen dieser Vereinbarung verletzt.
  • Bei Kündigung haftet der Kunde für alle bis zum Zeitpunkt der Kündigung entstandenen Kosten.

Streitbeilegung

  • Im Falle einer Streitigkeit verpflichten sich beide Parteien, zunächst eine Mediation zu versuchen, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden. Die Kosten für die Mediation werden, sofern nicht anders vereinbart, zu gleichen Teilen von den Parteien getragen. Der Kunde und Viral Impact sind gemeinsam für die Einleitung des Mediationsverfahrens verantwortlich, und der Mediator wird einvernehmlich ausgewählt. Scheitert die Mediation, werden Streitigkeiten gemäß der im Vertrag angegebenen Gerichtsbarkeit beigelegt.

Salvatorische Klausel

  • Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags ungültig oder nicht durchsetzbar sein, bleibt der Rest des Vertrags unberührt. Eine wirksame Bestimmung, die der Absicht der ungültigen Bestimmung möglichst nahekommt, ersetzt diese. Dies gilt auch für etwaige Vertragslücken.

Anwendbares Recht / Gerichtsstand

  • Diese AGB unterliegen dem Schweizer Recht. Sofern keine zwingenden gesetzlichen Bestimmungen etwas anderes vorschreiben, ist das Gericht am Sitz von Viral Impact zuständig.